Сканирование документов – необходимость

В каждой организации рано или поздно возникает проблема с хранением документации, которую легко можно разрешить с помощью сканирования документов. Эта услуга позволяет получить следующие преимущества:

  1. Освободить площади – масса бумажных документов будет заменена их электронными копиями. Это означает серьезную экономию на аренде.
  2. Сохранность каждой единицы хранения. В отличие от бумажных носителей, электронные не изнашиваются, не рвутся и не ветшают.
  3. Отсканированные документы всегда доступны в электронном режиме, нет необходимости тратить много времени на их поиск.

Процедура перевода архива предприятия в электронный вид представляет собой преображение каждого документа в растровый формат, который сохраняется в файл с доступным расширением. Полученное в результате изображение может открываться практически в любом из существующих графических редакторов.

Документы, которые можно сканировать

Обычно в переводе на электронные носители нуждается не вся документация предприятия. Объем и перечень документов для сканирования зависит от многих факторов: специфики деятельности компании, особенностей ее структуры, финансовых возможностей и т.д.

На сегодняшний день создано совершенное оборудование, которое позволяет успешно сканировать практически любые документы: чертежи, тексты, отдельные изображения и целые книги.

Цифровые копии чаще всего делают с:

  • бухгалтерской документации;
  • юридических документов;
  • кадровых дел;
  • приказов и распоряжений руководства;
  • изображений (фотографий, картин и т.д.);
  • проектных документов;
  • периодических изданий.

Кроме того, рекомендуется обязательно создать электронный архив сформированных, сшитых и хранящихся в бумажном виде дел.

Подготовка к сканированию

Перевод документации предприятия в электронный вид может производиться как силами самих работников, так и с привлечением обслуживающей компании. В любом случае необходимо подготовить документацию к предстоящему сканированию.

  • Техническая подготовка. Документы следует разброшюровать, убрать скобки, скрепки и прочие детали.
  • Систематизация. На этом этапе отбирают документы, после чего упорядочивают их, придерживаясь определенных принципов, среди наиболее целесообразных: хронология, структурное подразделение, порядковые номера, внешний вид и пр.

Наша компания предлагает услуги по сканированию вашей документации. Опираясь на имеющиеся знания, навыки и опыт работы, мы можем гарантировать высокий уровень и безусловное качество нашего обслуживания.

Оставить комментарий

You must be logged in to post a comment.